市局首页 |
站内搜索:
ag亚游网址下载|优惠,ag会黑钱吗|HOME,ag8亚游国际|官方
代码动态
代码知识
首页 > 代码知识
组织机构代码电子档案管理及技术规范
文章来源: 代码部 发布时间: 2013/7/12

1范围

  本标准规定了组织机构代码电子档案采集、上报、接收、审核、保管、利用等管理及技术的具体要求。

  本标准适用于各级代码管理机构。

  本标准适用于组织机构代码纸质档案数字化图像的管理。?

2规范性引用文件?

  下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款,凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本部分,然而,鼓励根据本部分达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本部分。?

GB/T18894-2002?电子文件归档与管理规范

DA/T1-2000??档案工作基本术语?

DA/T13-1994?档号编制规则?

DA/T15-1995?磁性载体档案管理与保护规范?

DA/T18-1999?档案着录规则?

DA/T19-1999?档案主题标引规则?

DA/T31-2005?纸质档案数字化技术规范?

3术语与定义?

  下列术语和定义适用于本标准。?

3.1档案?archives?

  国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。

3.2电子档案electronicarchives

  指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的档案。

3.3组织机构代码organizationcode?

  根据代码编制规则编制,赋予每一个组织机构在全国范围内唯一的、始终不变的识别标识码。?

3.4组织机构代码档案archivesoforganizationcode?

  全国各级代码管理机构在申请、年度验证、变更、换证、补证、注销等登记中直接形成的有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。?

3.5组织机构代码电子档案?electronicarchivesoforganizationcode?

  全国各级代码管理机构在申请、年度验证、变更、换证、补证、注销等登记中直接形成的并经数字化设备转化、以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的档案。?

3.6采集collection?

  采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本,同时对已形成的数字图像或数字文本进行整理的处理过程。?

3.7标引indexing?

  对档案内容进行分析,赋予检索标识的过程。?

3.8着录description?

  对档案内容和形式特征等进行分析、选择和记录的过程。?

3.9保管custody?

  维护档案完整与安全的活动。?

3.10载体medium?

  可将信息记录于其上或其中的物质材料。?

3.11档案装具archivescontainer?

  用于存放档案的器具,包括档案柜、档案架、档案盒等。?

3.12耐久性durability?

  档案材料在保存和使用情况下保持其原有物理强度和化学稳定性的程度。?

3.13利用accessanduse?

  利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。?

3.14统计statistics?

  对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。?

4?采集?

4.1扫描?

4.1.1扫描范围?

  各级代码管理机构在代码登记中形成的对国家和社会具有查考利用价值和保存价值的文件,扫描人员应在完成登记的当天扫描,具体的扫描范围如下:?

4.1.1.1在申请登记中应扫描下列文件(条件不允许的情况下,可扫描其复印件):?

???——申领组织机构代码证基本信息登记表;?

???——组织机构的批准成立文件,包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及及其它机构批准设立或核准登记的文件;?

???——法定代表人、负责人身份证件及经办人身份证件;?

???——代码申请表校对表(可选项)。?

  分支机构办理组织机构代码申请登记时,还应扫描其隶属机构的组织机构代码证书。外资企业办理组织机构代码申请登记时,还应扫描外商投资企业批准证书。?

4.1.1.2在年度验证登记中应扫描下列文件(条件不允许的情况下,可扫描其复印件):?

???——申领组织机构代码证基本信息登记表或代码申请表校对表;?

???——组织机构的批准成立文件,包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及其他组织机构批准设立或核准登记的文件(机关单位批准设立文件如与前一份档案中的批准设立文件相同,则无须扫描);?

???——法定代表人、负责人身份证件(与前一份档案中的法定代表人、负责人身份证件相同时除外);?

???——经办人身份证件(与前一份档案中的经办人身份证件相同时除外)。?

4.1.1.3????????在变更登记中应扫描下列文件(条件不允许的情况下,可扫描其复印件):?

4.1.1.3.1在迁出组织机构代码业务中应扫描下列文件:

??——迁址证明(要求填写申领表的代码管理机构还须扫描申领表);?

???——组织机构的批准成立文件,包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及其他机构批准设立或核准登记的文件;?

???——经办人身份证件(与前一份档案中的经办人身份证件相同时除外)。?

4.1.1.3.2在迁入组织机构代码业务中应扫描下列文件:?

???——申领组织机构代码证基本信息登记表;?

???——组织机构的批准成立文件,包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及其他组织机构批准设立或核准登记的文件;?

???——法定代表人、负责人身份证件及经办人身份证件;?

???——迁址证明。?

4.1.1.3.3在除迁址外的业务中应扫描下列文件:?

???——申领组织机构代码证基本信息登记表;?

???——变更后的组织机构批准成立文件,包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及其他组织机构批准设立或核准登记的文件;?

???——有关部门核准变更的文件或证明(可选项);?

???——法定代表人、负责人身份证件(与前一份档案中的法定代表人、负责人身份证件相同时除外);?

???——经办人身份证件(与前一份档案中的经办人身份证件相同时除外);?

???——代码申请表校对表(可选项)。?

  组织机构名称和机关单位法定代表人、负责人发生变更时,宜扫描有关部门核准组织机构名称和机关单位法定代表人、负责人变更的文件或证明;非组织机构批准成立文件上的登记信息发生变更,但这些信息变更需经有关部门核定时,还应扫描有关部门核准变更的文件或证明。

4.1.1.4在换证登记中应扫描下列文件(条件不允许的情况下,可扫描其复印件):?

???——申领组织机构代码证基本信息登记表;?

???——组织机构的批准成立文件,包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及其他组织机构批准设立或核准登记的文件;?

???——法定代表人、负责人身份证件及经办人身份证件;?

???——组织机构代码证书(可选项);?

???——代码申请表校对表(可选项)。?

4.1.1.5在补证登记中应扫描下列文件(条件不允许的情况下,可扫描其复印件):?

???——申领组织机构代码证基本信息登记表;?

???——组织机构的批准成立文件,包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及其他组织机构批准设立或核准登记的文件(与前一份档案中的组织机构批准成立文件相同时除外);?

???——法定代表人、负责人身份证件(与前一份档案中的法定代表人、负责人身份证件相同时除外);?

???——经办人身份证件(与前一份档案中的经办人身份证件相同时除外);?

???——单位证明;?

???——组织机构代码证书遗失作废公告(因代码证损毁而补领的除外);?

???——代码申请表校对表(可选项)。?

4.1.1.6在注销登记中应扫描下列文件(条件不允许的情况下,可扫描其复印件):?

???——组织机构代码注销申报表(代码管理机构根据与工商等组织机构注册、登记管理部门核对的结果,自行注销组织机构代码的除外);?

???——有关部门核准的注销文件或证明;?

???——经办人身份证件(与前一份档案中的经办人身份证件相同或代码管理机构根据与工商等组织机构注册、登记管理部门核对的结果,自行注销组织机构代码的除外)。?

4.1.1.7在预赋组织机构代码业务中应扫描下列文件(条件不允许的情况下,可扫描其复印件):?

???——组织机构代码预赋码通知单;?

???——对外贸易经济部门的核准登记文件;?

???——工商行政管理部门相关核准文件(可选项);?

???——经办人身份证件。?

  多种登记同时发生时,应扫描各种登记中要求扫描的所有文件。如补证与地址变更同时发生,不仅要扫描申领表、变更后的组织机构批准成立文件、经办人身份证件(与前一份档案中的经办人身份证件相同时除外),还要扫描单位证明、组织机构代码证书遗失作废公告。办证人员还应扫描除以上所列文件外、与代码登记有关的文件。?

4.1.2?纸质档案整理要求?

  ?扫描复印件前,应根据纸质档案管理状况,按下列步骤对纸质档案进行适当整理,确保档案扫描质量。?

???——纸质档案一般应为A4幅面纸张复印件;?

???——按照4.1.1所列范围将纸质档案收集齐全,并依4.1.1的顺序排列,应避免将不同组织机构的档案混淆在一起;?

???——已装订的档案,应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害,同时保证档案平整,没有折皱。?

4.1.3扫描方式?

  纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,应采用平板扫描方式;纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。?

4.1.4扫描色彩模式?

4.1.4.1扫描色彩模式一般有彩色、灰度、黑白二值。

4.1.4.2扫描原件时,应采用彩色扫描色彩模式。

4.1.4.3扫描复印件时,可采用彩色、灰度或黑白二值扫描色彩模式。清晰度差的复印件应采用灰度或彩色扫描色彩模式。

4.1.5?扫描分辨率?

4.1.5.1扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。?

4.1.5.2采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时,其分辨率不能低于l50dpi。特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率。

4.1.6图像处理

4.1.6.1每扫描形成一份电子档案后,应将纸质档案或原件与扫描形成的电子档案图像进行对比,调整不规范的电子档案图像,使每份电子档案图像质量达到以下要求。?

???——存储格式:?????Tif;?

???——压缩格式:?

  黑白二值页面:ccittgroup4(2d)fax;?

???灰度页面:JPEG;?

???彩色页面:JPEG;

???——清晰:图像正文在原始大小或比原始大小小的情况下要清晰,要能被识认,不能过黑,也不能过浅;?

???——完整:电子档案图像不仅包括有效区域部分,还应包含页眉、页脚等部分;?

???——齐全:每份电子档案都包含4.1.1中要求扫描的文件;?

???——单扫:每份文件扫描后是一张图像,不能将两份或两份以上文件扫描在同一张图像中,更不能将不同机构的文件扫描在同一张图像中。但身份证正反面应扫描在同一张图像中;?

???——端正:图像在视窗里保持端正,不能倾斜,更不能扭曲;?

???——黑边、灰边宽度:图像四周不能有宽于0.5厘米的黑边或灰边;?

???——居中:扫描的页面内容居中显示;?

???——容量:采用黑白二值模式扫描形成的每份电子档案图像大小应不大于1兆,采用灰度模式扫描形成的每份电子档案图像大小应不大于2兆,采用彩色模式扫描形成的每份电子档案图像大小应不大于5兆。如每份电子档案的图像数量超过10张,则可适当增加其容量,但不应大于10兆;?

——无病毒。?

4.1.6.2裁边处理?

  采用彩色模式扫描形成的图像宜进行裁边处理,去除多余的白边,以有效缩小图像文件的容量,节省存储空间。?

4.2电子档案整理?

4.2.1排序与标引?

  每份电子档案内的图像按照表一的顺序排列。具体的标引规则是:将右边的档案标引成左边的档案标识,如将“申领组织机构代码证基本信息登记表”和“组织机构代码注销申报表”标引为“申领表”,“个人独资企业营业执照”标引为企业批准文件。如果没有“申领组织机构代码证基本信息登记表”,则将“代码申请表校对表”标引为“申领表”,顺序相应排为第一。迁出业务形成的电子档案中,“迁址证明”应标引为“申领表”,顺序相应排为第一,如档案中有“申领组织机构代码证基本信息登记表”,则“迁址证明”标引为其他文件。迁入业务形成的电子档案中,“迁址证明”应标引为其他文件。?

4.2.2分类?

  每份电子档案根据形成其的登记及管理需要可分为申请、年度验证、迁出、迁入、变更、补证、换证、注销、预赋码、其他等十类。?

  多种业务同时发生时,档案类型按以下优先顺序选择:迁入、换证、变更(组织机构批准成立文件上登记信息的变更)、迁出、年检、补证、变更(非组织机构批准成立文件上登记信息的变更)。例如换证与年检同时发生,档案类型选择换证。?

  每份电子档案内的图象根据其内容的不同又分为申领表、批准文件、身份证明文件、其他文件四类。?

4.2.3着录?

  整理人员应为每份电子档案编制着录信息,必填的着录项包括:?

???——机构代码:申请代码登记的组织机构的组织机构代码;?

???——机构名称:组织机构的全称,必须与批准文件及申领表上名称一致;?

???——档案分类:即不同登记形成的每份电子档案的类别。赋值规则见表二;?

???——建档日期:组织机构代码登记发生的日期,一般为办证人员录入组织机构代码登记信息的日期。赋值规则:“YYYY-MM-DD”例:2006-01-06;

???——录档日期:档案扫描日期,赋值规则:“YYYY-MM-DD”。例:2006-01-06,必须大于等于建档日期;?

???——是否公开:组织机构代码登记信息及电子档案能否对外公开。?

5上报?

5.1上报范围?

  各级代码管理机构电子档案整理人员应将采集完整的电子档案图像与其相应的着录信息上报给相应的接收单位,并应采取措施确保组织机构代码电子档案上报过程中的安全。?

5.2上报时间?

  各级代码管理机构须实时上报电子档案,所有档案必须在代码数据上报后的五日内上报到全国组织机构代码管理中心。经全国组织机构代码管理中心审核确定为不合格的电子档案,上报单位须在不合格电子档案反馈表发布后的两日内处理为合格档案并重新上报到全国组织机构代码管理中心。?

5.3上报方式?

  各分中心应将日常登记中形成的电子档案通过专网上报到全国组织机构代码管理中心。?

6?接收?

  电子档案接收单位应派专人负责接收工作,并采取相关措施确保组织机构代码电子档案在接收过程中的安全。??

  接收完成后,接收负责人应立即与上报单位核对上报数量,如果数量一致,则直接进入电子档案质量审核阶段。?

7审核?

?  电子档案接收单位应派专人负责电子档案审核工作。?

7.1审核内容?

  审核电子档案是否齐全,图像质量是否合格,着录信息是否完整,是否与相应的电子档案图像相符,标识信息是否准确、完整,排序是否正确,有无病毒。?

7.2审核指标?

  各分中心应根据自身电子档案的数量和质量情况确定合适的审核比率和合格率。全国组织机构代码管理中心应审核接收的全部档案。?

8存储?

8.1存储内容?

  地市和县级代码管理机构宜存储管理范围内的电子档案图像、相应的着录信息,全国组织机构代码管理中心和各分中心还应存储电子档案处理系统、服务器等的操作日志。?

8.2存储方式?

  各级代码管理机构应根据电子档案数量、利用状况、自身条件等选择适当的存储方式。?

8.3备份?

8.3.1备份策略?

  全国组织机构代码管理中心与各分中心应本着“安全第一”的原则,对属于备份范围内的数据进行及时、合理的备份。?

8.3.2备份方式?

  全国组织机构代码管理中心宜采用多格式、多载体对电子档案图像和相应的着录信息进行备份,如同时用光盘和磁带两种载体保存电子档案。同时宜采取异地备份,以防灾害对电子档案信息的破坏。各分中心可参照执行。

8.3.3备份标签?

???数据备份后,应在备份载体装具的封面上做好标签,以便查找和管理。标签内容具体包括:?

???——全国组织机构代码管理中心备份标签内容:分中心名称、数据的时间跨度、数据量;?

???——各分中心备份标签内容包括:上报单位名称、数据的时间跨度、数据量;?

  更改标签时,必须将原标签揭掉,再贴一张更改后的新标签。?

9保管?

  各级代码管理机构应指定专人负责组织机构代码电子档案的保管工作,并采取相关措施确保组织机构代码电子档案的安全、完整和长期可用。?

9.1磁带和光盘应保管在空气清洁、配备温湿度调控设备的库房中,库房的温湿度应控制在14℃--24℃,45%--60%,每昼夜允许波动的范围为±2℃,5%。同时应确保磁带远离磁场源,如变压器、电动机等,或将磁带装入用抗磁介质制成的装具内。避免光线对光盘的直射。

9.2磁带宜每半年或一年以正常速度绕带一次。?

9.3每年应对磁带或光盘进行抽检,抽检比率不低于20%,发现信息丢失、失真等问题时,应及时恢复信息,不可恢复时,重新采集。光盘和磁带每五年重新拷贝一次,旧盘和带应再保存五年。?

9.4每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性;如不兼容,应进行归档电子文件GB/T18894—2002的载体转换工作,原载体保留时间不少于3年。?

9.5尽量减少对磁带或光盘的利用,利用过程中,应戴上洁净的白色棉质薄手套,以防污染磁带或光盘,损害盘体。?

9.6刻录好的磁带或光盘应先装入洁净的、表面光滑且耐久性好的装具,并直立摆放,禁止将磁带或光盘叠放。?

10利用?

10.1利用者对组织机构代码电子档案的利用应在权限规定范围之内。?

10.2未经代码管理机构或其主管部门的同意,任何机构和个人不得查阅组织机构代码电子档案。?

10.3组织机构代码电子档案的封存载体不应外借。未经代码管理机构批准任何单位或人员不允许擅自复制电子档案。?

11统计?

  档案管理人员应定期对电子档案的上报、接收、保管和利用的情况进行统计。

您是第 158738 位访客
主办单位:大连市标准化信息中心 地址:大连市中山区鲁迅路42-1号 邮政编码:116001 电话:0411-82740920
Copyright (c) 2002-2012 版权所有 ICP备案编号:辽ICP备05011511号 备案查询 大连科艺软件开发有限公司 制作和技术支持