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组织机构代码管理办法
文章来源: 代码部 发布时间: 2013/7/20

组织机构代码档案管理办法(修订)

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  第一条? 为加强组织机构代码(以下简称代码)档案管理工作,有效地保护和利用代码档案,根据《中华人民共和国档案法》和《组织机构代码管理办法》制定本办法。

  第二条? 本办法所称的代码档案,是指各级代码管理机构在办理代码申请、换证、补证、变更、注销和年度验证等登记业务中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。

  第三条? 代码档案的管理工作是做好代码各项工作的重要基础之一,各级代码管理机构必须把代码档案的管理工作纳入代码工作的整体发展规划,加强对代码档案工作的管理和监督。

  第四条? 全国组织机构代码管理中心(以下简称国家代码中心)主管全国代码档案的管理工作,对全国代码档案工作实行统筹规划,组织协调,监督和指导。

??? ?? 省、自治区、直辖市、计划单列市和副省级市的代码管理机构(以下简称省级代码管理机构)主管本行政区域内的代码档案工作,并对本行政区域内的代码档案工作实行监督和指导。

  第五条? 省级代码管理机构应安排专人负责本省代码档案的管理工作。代码档案管理人员应当忠于职守,遵守纪律,具备相关专业知识。

?????? 省级代码管理机构应将档案管理人员名单上报国家代码中心备案。档案管理人员如发生变动,应及时上报国家代码中心。

  第六条? 国家代码中心和省级代码管理机构应定期对代码档案管理人员进行培训,不断提高代码档案管理人员的业务水平。

  第七条? 代码档案管理采取纸质档案与数字档案相结合的方式。

  第八条? 代码纸质档案是指以纸质形式表现出来的各种代码档案。具体包括:

?????? (一)组织机构批准成立文件的复印件,包括企业的营业执照、事业单位的事业单位法人登记证书、机关单位的批准成立文件、社会团体的社团法人登记证书及其它组织机构批准成立或核准登记的合法证明的复印件;

?????? (二)组织机构的法定代表人(负责人)身份证件复印件和经办人身份证件复印件;

?????? (三)代码申领表、年检表等;

?????? (四)其它需要归档的纸质资料。

  第九条? 各级代码管理机构应对收集上来的代码纸质材料自业务完成之日起5个工作日内进行归档。

???? ?? 各级代码管理机构应在办理代码登记业务时对组织机构提交的纸质材料进行审查,有下列情况的,应予退回并令其重新提交合格的材料:

(一)批准成立文件、身份证件等不符合代码登记制度要求的;

(二)代码申领表、年检表填写存在明显错误,必录项填写不完整,或字迹过于潦草,无法辨认的;

(三)提交的材料不完整的;

(四)提交材料的图象、文字不清晰,无法辨认具体信息内容的。

  第十条? 各级代码管理机构应为代码纸质档案提供专用的、符合档案保管要求的场所,并由专人负责保管,确保纸质档案不遗失、不损坏。

  第十一条? 纸质档案的保存要求排列整齐有序,方便查询。

  第十二条? 各级代码管理机构应对有效档案、废置档案、涉密档案实行分类保管,尤其对涉密档案提供更为安全的保管条件,制定更为严格的管理和调取措施,确保涉密档案的安全性。

  第十三条? 各级代码管理机构的纸质档案必须长期保存,未经国家代码中心同意,一律不得销毁。

  第十四条? 代码数字档案是指记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依靠计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的代码档案。

???????? 各级代码管理机构应有计划地为代码数字档案管理工作配置计算机、扫描仪、复印机、服务器及其它相关设备,及时研发和更新相关数字档案管理软件,确保代码档案数字化工作的规范有序运行。

  第十五条? 各级代码管理机构应在代码登记业务办理完毕的3个工作日内对纸质档案进行数字化处理,并上报数字档案。

???????? 代码数字档案的处理和上报方式,应遵循全国组织机构代码管理中心制定的《组织机构代码数字档案管理与技术规范》(以下简称《技术规范》)。

  第十六条?? 各级代码管理机构在办理代码申请、换证、补证、变更、注销和年度验证等各项登记业务中,均应按照《技术规范》的要求上报相关数字档案。

  第十七条? 各级代码管理机构应由对办证材料复印件进行数字化处理,逐步过渡到对原件进行数字化处理。有条件的省市,可率先对办证材料原件进行数字化处理。

????????? 各级代码管理机构对办证材料原件或复印件进行数字化处理后,均应将复印件留存归档。如有特殊情况,应及时上报国家代码中心,由国家代码中心提出解决措施。

  第十八条? 省级代码机构每日汇总省内各颁证窗口上报的数字档案,并安排专人对数字档案质量进行全面审核。审核后的合格数据上报至国家代码中心,不合格数据返回各颁证窗口修改后重新上报。

  第十九条? 国家代码中心每日对省级代码机构上报的数据进行审核,并将审核不合格的数据返回省级代码机构。省级代码机构应在收到不合格数据的5日内改正并重新上报。

  第二十条? 国家代码中心定期对省级代码管理机构的数字档案工作进行考核,并公布考核结果。

???????? 国家代码中心对省级代码管理机构数字档案工作的考核指标,包括实际上报数字档案与应上报数字档案的比率、数字档案质量合格率及上报的及时性等。

  第二十一条? 省级代码管理机构应建立省内代码数字档案的备份机制。

  第二十二条? 各级代码管理机构应不断加强管理,完善系统建设,做好数字档案机房的安全建设,确保数字档案的数据安全。

  第二十三条? 代码数字档案信息应在确保信息安全的前提下,积极为代码系统内部的共享平台、信息核查等其他系统提供支持,并逐步向政府各部门和社会进行开放。

  第二十四条? 各地政府部门需要查询数字档案数据库,或需要基于数字档案数据库建设相关政务信息系统的,需上报国家代码中心批准,并由省级代码机构负责具体查询和建设工作。

  第二十五条? 国家行政机关、司法机关在从事执法、司法活动中需要查询代码档案的,各级代码管理机构应予配合,并提供便捷服务。

  第二十六条? 代码档案的查询和信息开放必须遵守国家相关法律法规,不得损害国家安全和利益,不得侵犯他人的合法权益。

  第二十七条? 各级代码管理机构应建立代码档案工作的检查、考核和评估制度,明确岗位职责,对优秀的工作人员和突出的服务成果、研究成果给予奖励。

  第二十八条? 省级代码管理机构有下列情形的,由国家代码中心根据情节轻重予以相应处罚:

(一)纸质档案管理混乱或擅自销毁纸质档案的;

(二)办理代码申请、换证、补证、变更、注销和年度验证等业务时不上报数字档案的;

(三)上报数字档案不及时或上报数字档案质量合格率过低的;

(四)不按规定修改不合格数字档案或不合格数字档案重新上报不及时的;

(五)代码数字档案数据丢失或大批量外泄的;

(六)擅自删除不合格数字档案或其他数字档案数据的。

  第二十九条? 省级代码管理机构可结合本办法并结合实际制定本管理办法的实施细则,同时上报国家代码中心备案。

????? 各级代码管理机构在执行本办法时如遇到特殊问题,应及时上报国家代码中心。

  第三十条? 本办法由国家代码中心负责解释。

  第三十一条? 本管理办法自发布之日起施行。

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